Não, o refinamento do backlog não é mais uma reunião inútil imposta pela estrutura do Scrum… muito pelo contrário.
Ele pode não aparecer oficialmente na lista de cerimônias do guia do Scrum, mas está se tornando cada vez mais uma reunião importante para as equipes ágeis, ajudando-as a lidar com o planejamento e o progresso do próximo sprint com mais serenidade.
O que é o backlog de refinamento e como ele funciona? Também daremos a você algumas dicas para um refinamento eficaz do backlog.
O que é refinamento do backlog?
Definição
Para entender completamente o refinamento da lista de pendências, primeiro precisamos esclarecer o conceito de uma lista de pendências.
O backlog é uma lista de requisitos de negócios para um produto ou projeto, traduzida em histórias de usuários que descrevem a necessidade exata do usuário. Ele é compilado e gerenciado pelo proprietário do produto, e toda a equipe o consulta durante o planejamento do sprint para selecionar as histórias e as funcionalidades que estão comprometidas a desenvolver durante o sprint.
O refinamento do backlog, ou backlog grooming, é a ação de refinar o backlog em uma reunião dedicada durante o Sprint.
Em termos práticos, o refinamento do backlog envolve :
- Esclarecer o entendimento das histórias de usuários,
- Estimar (ou reestimar) o esforço necessário para concluí-las,
- Determinar o valor funcional de cada US para facilitar a priorização,
- remover USs (se necessário),
- adicionar US (se necessário).
🇫🇷 A tradução francesa do refinamento do backlog é affinage du backlog.
Refinamento do backlog vs. planejamento de sprint
Qual é a diferença entre a reunião de refinamento do backlog e o planejamento do sprint?
O planejamento do sprint ocorre no primeiro dia do sprint e visa definir o objetivo do sprint e selecionar as histórias de usuário que a equipe está comprometida a entregar no final. Ele pode durar cerca de 2 horas por semana de sprint.
O backlog de refinamento é uma reunião intermediária e complementar ao planejamento do sprint. Pode haver várias durante o sprint, e sua finalidade é preparar o terreno para o planejamento do sprint, que deve ser mais eficaz.
Quem são os participantes do backlog de refinamento?
Todos os membros da equipe Scrum devem participar dessa reunião:
- o proprietário do produto,
- o Scrum Master,
- a equipe de desenvolvimento,
- qualquer outra pessoa que possa ajudar.
Mas o papel de cada pessoa não termina com sua presença ao redor da mesa (ou da tela, no caso de equipes de vídeo).
O proprietário do produto é responsável por preparar, organizar e conduzir a reunião de refinamento do backlog. Ele fornece a visão do produto e esclarece os elementos do backlog. Ele especifica os requisitos comerciais, prioriza os PBIs e responde a quaisquer perguntas que possam bloquear o trabalho da equipe.
O Scrum Master garante que a sessão do backlog permaneça fluida e estruturada. Ele também garante que todos tenham voz ativa e que o processo siga os princípios ágeis. De certa forma, o Scrum Master é o maestro da orquestra de refinamento.
Os membros da equipe de desenvolvimento desempenham um papel fundamental, pois são eles que estimam, cortam e fazem as perguntas que levam o projeto adiante. Seu conhecimento técnico permite que os riscos sejam antecipados e as tarefas sejam esclarecidas antes do próximo sprint.
Por fim, outros perfis podem ser convidados de tempos em tempos, como um especialista técnico, um designer de experiência do usuário ou até mesmo uma parte interessada. Se a presença deles ajudar a esclarecer um ponto pouco claro, por que se privar?
Quais são os objetivos do refinamento do backlog?
O uso regular do refinamento do backlog tem várias vantagens:
- Esse trabalho preparatório proporciona tranquilidade quando se trata de planejar e executar o próximo sprint,
- refina a compreensão do requisito
- prepara a estimativa das histórias de usuário
- Permite que você faça um balanço na metade do sprint,
- pode reduzir a duração do planejamento da reunião do sprint.
E isso não é tudo! Essa reunião ágil alinha toda a equipe do Scrum com as prioridades do backlog do produto. O resultado: menos eventos imprevistos, menos retrabalho e mais valor entregue em cada iteração.
Ela também desempenha um papel fundamental na melhoria contínua. Ao refinar os elementos dobacklog, aprendemos a escrever melhor as histórias, a dividir as tarefas com mais precisão e a prever dependências.
Por fim, o refinamento reduz as áreas cinzentas. Ele permite que a equipe de desenvolvimento faça ao proprietário do produto todas as perguntas necessárias, mesmo antes do início do sprint.
Por quanto tempo e com que frequência ele deve ser realizado?
Depende da equipe, mas pelo menos uma reunião de refinamento do backlog de uma hora por sprint.
Com vistas à agilidade contínua, no entanto, é aconselhável realizar várias, mesmo que isso signifique reduzir a duração. Isso permite que o proprietário do produto se antecipe e tenha tempo para retrabalhar o US antes do final do sprint.
Costumamos falar em dedicar cerca de 10% do tempo de desenvolvimento a isso. Para um sprintde duas semanas, isso representa meio dia dividido em várias sessões de backlog.
As equipes mais experientes preferem dividir o refinamento em micro-sessões de 30 minutos. O resultado: mais concentração, menos reuniões intermináveis e um backlog do produto que é mantido atualizado.
O segredo é encontrar o ritmo certo para que o backlog do produto esteja sempre pronto para o próximo sprint. Nem muito cedo (não faz sentido preparar elementos do backlog que serão alterados), nem muito tarde (o refinamento de última hora é uma porta aberta para o caos!).
Quais são as etapas envolvidas no backlog de refinamento?
Tudo começa com o proprietário do produto preparando o backlog do produto. Ele seleciona os itens do backlog a serem discutidos:
- os de maior prioridade
- os que não estão claros
- os que têm um alto risco para o próximo sprint.
Cada história de usuário deve ser escrita de acordo com os critérios INVEST (Independente, Negociável, Valiosa, Estimável, Suficientemente pequena, Testável). Caso contrário, cuidado com a confusão no meio do refinamento!
O proprietário do produto também pode preencher previamente determinadas informações: critérios de aceitação, necessidades comerciais ou qualquer dado útil para facilitar o processo de estimativa.
Por fim, a equipe deve ser informada com antecedência. Uma agenda compartilhada, alguns documentos preparatórios e um lembrete rápido na agenda estabelecem as bases para uma sessão de backlog eficaz.
Uma boa preparação economiza tempo durante a reunião… e evita atrasos.
Como funciona o refinamento do backlog
1. Apresentação e compreensão das histórias de usuários
Como lembrete, é o proprietário do produto que é responsável por traduzir uma solicitação ou necessidade do usuário em uma história de usuário, da forma mais detalhada e clara possível.
Portanto, ele apresentará ao restante da equipe as histórias de usuário que concluiu ou, pelo menos, aquelas que já estão bem avançadas.
O objetivo é garantir que os membros da equipe de desenvolvimento tenham uma compreensão perfeita do requisito e que possam fazer perguntas e discutir essas SDUs. O proprietário do produto pode, então, modificá-las ou adicioná-las de acordo com as perguntas e discussões realizadas.
A equipe pode então validar a história do usuário e passar a estimá-la.
Se a equipe de desenvolvimento não entender a solicitação, o Product Owner terá de retrabalhar e esclarecer suas USs para apresentá-las novamente na próxima sessão.
2. Refinamento da estimativa
A próxima etapa lógica após a validação dos requisitos é que os desenvolvedores os estimem.
Cada equipe tem seus próprios métodos e ferramentas para estimá-los, mas, na prática, tendemos a estimar um US em pontos de esforço e não em tempo.
Os métodos mais comumente usados incluem :
- pôquer de planejamento
- Tamanho da camiseta,
- o sistema de balde.
Cabe a você decidir qual método é mais adequado à sua equipe e aos seus projetos. Se a estimativa de uma história de usuário se tornar complicada, é melhor subdividi-la em US diferentes e menores para ver as coisas com mais clareza.
É bom saber: estimamos (ou reestimamos) as User Stories para o próximo sprint, ou possivelmente para o seguinte, mas evitamos estimar com mais antecedência.
3. Priorização de itens do backlog
Conhecer a estimativa de uma história de usuário permitirá que a equipe comece a priorizar.
No entanto, outros critérios de priorização podem ser levados em conta, em especial o valor funcional, que é essencial. É por isso que é engenhoso determinar níveis de prioridade de acordo com a relação valor/esforço:
- Prioridade 1 (P1): alto valor comercial e fácil de desenvolver,
- Prioridade 2 (P2): alto valor comercial e difícil de desenvolver,
- prioridade 3 (P3): baixo valor comercial e fácil de desenvolver,
- prioridade 4 (P4): baixo valor comercial e difícil de desenvolver.
Portanto, a equipe atribui ordens de prioridade aos EUA, tendo em mente que o objetivo principal é fornecer o máximo de valor o mais rápido possível.
É bom saber: a priorização pode ser feita em todo o backlog, mesmo que os EUA não estejam todos concluídos, pois estamos em uma visão mais macro.
Dicas finais para um backlog de refinamento eficaz
- Dica nº 1: como proprietário do produto, prepare a apresentação das unidades de lançamento meticulosamente, explicando à equipe o seu pensamento, o que você acha que ela pode contribuir etc. Quanto mais entusiasmado e claro você for, maior será a probabilidade de a equipe aceitar a sua visão do produto e validar as unidades de lançamento. Quanto mais entusiasmado e claro você for, maior será a probabilidade de fazer com que a equipe compre a visão do produto e valide as US.
- Dica 2: Aceite perguntas, comentários e feedback negativo. É provável que você encontre algo construtivo para acrescentar ao seu raciocínio e, portanto, ao seu US.
- Dica nº 3: não espere até o último momento e até que você tenha concluído todos os seus planos de ação para criar o backlog de refinamento. É melhor apresentar as histórias concluídas regularmente, durante os backlogs de refinamento rápido, para que você possa prever se elas precisam ser trabalhadas, caso contrário, o próximo sprint poderá ser prejudicado. Evite o efeito túnel!
Estudo de caso sobre a aplicação do refinamento do backlog nos negócios
Imagine uma equipe de desenvolvimento em uma start-up de tecnologia, no meio da reformulação de seu site. O proprietário do produto acaba de receber uma enxurrada de feedback dos usuários: navegação confusa, lentidão no celular, falta de acessibilidade.
Em vez de jogar todos esses itens do backlog na briga do planejamento do sprint, a equipe organiza uma sessão dedicada ao backlog.
Durante o backlog de refinamento, cada história de usuário é analisada:
- “Melhorar o tempo de carregamento do celular”,
- “Adicionar um menu acessível pelo teclado”,
- “Revisar a estrutura de árvore da página inicial”.
Os desenvolvedores fazem perguntas, os designers de UX sugerem soluções, o proprietário do produto esclarece os objetivos e reformula determinadas necessidades. Juntos, eles estimam a complexidade dos requisitos e reorganizam a lista de acordo com o valor comercial.
O resultado: um backlog de produtos claro, PBIs bem calibrados e um lançamento tranquilo do próximo sprint. Melhor ainda, a equipe Scrum ganhou em coesão… e paz de espírito.
A arte de se preparar para uma entrega melhor
O refinamento do backlog não é apenas mais uma reunião no calendário. É um momento importante para :
- dar um passo atrás
- fazer as perguntas certas
- criar um backlog de produto sólido.
Ao refinar regularmente suas User Stories, você torna o próximo sprint mais tranquilo, sua equipe de desenvolvimento mais relaxada e suas entregas mais previsíveis. Em resumo, você está entrando no modo ágil com A maiúsculo.
