Sua empresa cultiva a cooperação e opera em modo de projeto, mas será que ela está realmente praticando o trabalho colaborativo?
Longe de simplesmente aumentar o espírito de equipe, que é essencial para o funcionamento ideal de qualquer projeto profissional, o trabalho colaborativo leva a mudanças mais radicais nas organizações e nas práticas gerenciais. Isso significa deslocar os limites da empresa e redefinir o envolvimento e a responsabilidade de cada indivíduo.
Mas quais são os novos comportamentos que o trabalho colaborativo exige? E como as organizações podem tirar proveito dele para aumentar sua produtividade diante da pressão competitiva cada vez maior?
Para entender todas as questões que envolvem a colaboração total dos funcionários, vamos redefinir o trabalho colaborativo e suas vantagens.
E como a eficácia desse novo modus operandi depende, em grande parte, da transformação digital das empresas e do uso de softwares específicos, vamos nos concentrar, no final deste artigo, nas ferramentas de trabalho colaborativo.
O que é trabalho colaborativo?
Definição de trabalho colaborativo
O trabalho colaborativo baseia-se na inteligência coletiva, ou seja, nas trocas entre diferentes funcionários e na união de suas habilidades e conhecimentos para atingir um objetivo comum.
Mas essa ideia de agrupamento não se refere apenas a habilidades; ela também está relacionada a :
- valores
- projetos
- documentação
- meios de comunicação,
- recursos,
- ferramentas de TI.
☝️Le O trabalho colaborativo se opõe a uma organização de trabalho hierárquica e, às vezes, imutável. Como resultado, ele rompe as barreiras hierárquicas e move as empresas de uma estrutura vertical de silos para uma estrutura horizontal e aberta.
O objetivo do trabalho colaborativo
O objetivo dessa estreita colaboração entre os funcionários é incentivar :
- o surgimento de ideias entre os vários protagonistas,
- o envolvimento e a capacitação de cada indivíduo no projeto,
- a emulação criativa e a inovação.
Qual é a diferença entre trabalho cooperativo e colaborativo?
A noção de trabalho cooperativo é frequentemente associada à de trabalho colaborativo.
Para compreender plenamente os desafios do trabalho colaborativo, precisamos destacar as nuances entre os dois.
De fato, o trabalho colaborativo incorpora a ideia de trabalho em grupo. Mas as tarefas que compõem um projeto são hierárquicas e dependem da responsabilidade de um funcionário ou equipe específica, dependendo de suas habilidades e da estrutura da empresa.
Embora esse modus operandi possibilite a visualização de uma organização horizontal das atividades, ele geralmente se enquadra na estrutura de relacionamentos mais verticais.
Trabalho cooperativo :
Por outro lado, vimos que o trabalho colaborativo implica responsabilidade coletiva, metas e tarefas compartilhadas e uma estrutura mais flexível.
Trabalho colaborativo :
Pré-requisitos para o trabalho colaborativo
Entretanto, o trabalho colaborativo só é possível se determinados pré-requisitos intrínsecos forem atendidos.
Saber quais são eles significa compreender todos os problemas envolvidos em uma colaboração eficaz e tranquila.
Comunicação regular
As pessoas não ficam mais concentradas em suas tarefas, e seu escopo de ação está se ampliando. De agora em diante, todos precisam se alinhar com o restante da equipe para atingir o objetivo comum predefinido.
O que isso significa?
O trabalho colaborativo implica uma comunicação constante e construtiva entre todos os participantes envolvidos.
Monitoramento do progresso
Esse ponto está relacionado ao anterior: para evitar o desperdício de esforços, os funcionários precisam ser capazes de monitorar o progresso da ação coletiva, para saber o que foi alcançado e o que falta fazer.
A boa visibilidade do progresso do projeto incentiva o trabalho colaborativo.
Escopo de intervenção ampliado
Com base na inteligência coletiva, o trabalho colaborativo só funciona adequadamente se o mérito, as habilidades e a relevância do indivíduo superarem o status profissional e o cargo.
Pessoas das áreas de vendas, marketing, relacionamento com o cliente, produção etc. são incentivadas a apresentar ideias que não estejam diretamente relacionadas à sua área de especialização.
Essa fertilização cruzada é a fonte da emulação criativa.
Mudança das barreiras hierárquicas
Obstáculos ao trabalho colaborativo de acordo com um estudo da Ipsos e da Openmind Kfé:
O trabalho colaborativo desafia as práticas tradicionais de gerenciamento e exige que a estrutura hierárquica seja achatada.
Por outro lado, dependendo do grau de maturidade da empresa em relação ao trabalho colaborativo, a eliminação abrupta de todas as formas de gerenciamento pode ser desestabilizadora para os funcionários. A plataforma de comércio eletrônico Zappos, por exemplo, perdeu 14% de sua força de trabalho após a abolição de cargos gerenciais (fonte: The Wall Street Journal).
É por isso que algumas empresas estão considerando repensar a função do gerente. Sua função não é mais impor uma estrutura rígida ou aprovar as ações de seus subordinados, mas promover a colaboração, incentivando a emulação coletiva por meio de orientação e liderança.
Ambiente de trabalho colaborativo
Para incentivar o trabalho colaborativo, os espaços de trabalho são reorganizados.
Por esse motivo, os escritórios de plano aberto são adequados, pois incentivam a proximidade e quebram as barreiras entre os departamentos.
Um ambiente de trabalho colaborativo ideal também inclui locais para reuniões e trocas espontâneas, como cubículos, bolhas, áreas de descanso etc.
O uso de ferramentas adequadas
Por fim, embora a noção de trabalho colaborativo não seja nova, ela assumiu uma dimensão particularmente importante nos últimos anos, principalmente com o surgimento de novas ferramentas de trabalho.
Essas ferramentas romperam as barreiras tecnológicas, facilitando o desenvolvimento de práticas de gerenciamento colaborativo.
Os benefícios do trabalho colaborativo
Produção de maior qualidade
Sozinhos, vamos mais rápido. Juntos, vamos mais longe.
— Proverbe africain
Cada vez mais empresas perceberam que vários cérebros são melhores do que um, e que é de seu interesse incentivar a inteligência coletiva em vez do individualismo e da competição, a fim de melhorar a qualidade do trabalho.
Mindjet
Economia de tempo
Graças à centralização de informações possibilitada pelo uso de ferramentas e métodos colaborativos, as equipes economizam tempo na execução de suas tarefas.
☝️ Tenha cuidado, o trabalho colaborativo não deve se transformar em uma “fábrica de gás”. A economia de tempo só é possível se os funcionários se disciplinarem e se organizarem de forma inteligente, principalmente quando se trata de reuniões de trabalho.
Capacidade de resposta e solução de problemas
As equipes são mais receptivas a emergências e outros problemas porque :
- elas se sentem mais envolvidas e responsáveis,
- o trabalho colaborativo incentiva a flexibilidade e a agilidade,
- o compartilhamento de conhecimentos e habilidades facilita a resolução de determinadas situações.
Bem-estar no trabalho
60% dos funcionários acreditam que o trabalho colaborativo tem um impacto particularmente positivo em sua motivação no trabalho.
— Selon une étude Ipsos et Openmind Kfé
Sentir-se valorizado em seu trabalho, criar vínculos e coesão com seus colegas e trabalhar em um ambiente de confiança e abertura são condições que promovem o bem-estar no trabalho.
Atualmente, estamos bem cientes do impacto da realização profissional na retenção de talentos, na motivação e na produtividade.
Quais são as ferramentas para o trabalho colaborativo?
Vimos que a noção de trabalho colaborativo está cada vez mais associada à noção de ferramentas colaborativas.
Vamos dar uma olhada em alguns exemplos dessas ferramentas:
Suítes de escritório compartilhadas
🛠️ Google Docs no pacote Google WorkSpace: as empresas sempre usaram suítes de escritório, como o pacote Office e seus famosos processadores de texto Word e planilhas Excel.Mas o surgimento de soluções baseadas em nuvem, como o Google Docs, mudou tudo isso, permitindo que as equipes trabalhem simultaneamente no mesmo documento.
🛠️ Interstis: essa plataforma colaborativa é dedicada ao setor público e oferece todos os recursos de que você precisa para progredir em seus projetos e se comunicar de forma mais eficaz com sua equipe (agenda colaborativa, videoconferência, mensagens, software de gerenciamento e muito mais) .
Ferramentas de compartilhamento de documentos
🛠️ LockTransfer: o LockTransfer permite que você compartilhe documentos com total segurança com um ou mais destinatários. Além disso, a solução permite que você crie áreas seguras de intercâmbio colaborativo para projetos de alto valor agregado, por exemplo, ou simplesmente para recuperar documentos de terceiros.
Ferramentas de comunicação
🛠️ Slack: o Slack é uma ferramenta de mensagens instantâneas para manter uma comunicação regular (um dos pré-requisitos para o trabalho colaborativo), sem interromper fisicamente seus colegas.
🛠️ Skype: o famoso software de videoconferência permite que você realize reuniões remotamente. Indispensável em organizações colaborativas que incentivam a mobilidade e o teletrabalho!
Ferramentas de gerenciamento de tarefas e projetos
🛠️ monday.com: esse software se estabeleceu como uma das principais ferramentas de gerenciamento de tarefas, graças à sua facilidade de uso e à interface divertida e colorida. Suas várias visualizações (diagramas de Gantt ou Kanban, por exemplo) ajudam a acompanhar a conclusão das tarefas e o andamento do projeto.
🛠️ Wrike: apesar de sua facilidade de uso, o Wrike também oferece um gráfico de Gantt e painéis de controle. Isso dá aos funcionários maior visibilidade e incentiva a tomada de decisões estratégicas.
Plataformas de colaboração
🛠 Acollab**:** essa plataforma colaborativa “Made in France” totalmente personalizável centraliza todas as suas ferramentas de colaboração em uma única plataforma para simplificar o gerenciamento geral. Graças às funcionalidades inteligentes (agenda em tempo real, documentos de texto compartilhados etc.) e a um módulo de gerenciamento de projetos altamente intuitivo e acessível a todos os seus colaboradores, você pode simplificar e enriquecer constantemente seu trabalho conjunto. Tudo isso a um preço extremamente competitivo, com um teste gratuito de 30 dias sem compromisso .
🛠️ Atolia: o Atolia é uma solução projetada como um espaço colaborativo tudo-em-um ágil e seguro, organizado em torno de grupos de trabalho. Ele reúne todos os elementos essenciais para a colaboração: mensagens instantâneas, videoconferências, compartilhamento e edição de documentos, gerenciamento de projetos, compartilhamento de agendas, etc.
🛠️ SharePlace: essa plataforma colaborativa, baseada em inteligência artificial, oferece uma experiência de colaboração simples e eficaz, para evitar a proliferação de ferramentas. Graças ao seu sistema de convidados gratuito e ilimitado, você pode colaborar no gerenciamento de projetos, compartilhar documentos ou se comunicar perfeitamente com seus clientes, fornecedores ou parceiros.
🛠️ Wimi: o Wimi é um software de gerenciamento de projetos… mas não é só isso! Além de visualizações Kanban e gráficos de Gantt, ele inclui funções para comunicação e troca de informações diretamente na plataforma, centralização de documentação e acesso a relatórios para saber a situação de todos.
Ferramentas de gerenciamento de senhas
🛠️ LastPass : como o uso de todas essas ferramentas colaborativas significa ter que lembrar um grande número de senhas, uma solução como o LastPass rapidamente se torna essencial. Ela permite que cada funcionário lembre e centralize suas senhas relacionadas ao trabalho (com funções de SSO e MFA), de forma altamente ergonômica e segura.
Apoio às equipes no trabalho colaborativo
Não podemos perder de vista o fato de que, embora as vantagens do trabalho colaborativo sejam inúmeras, a mudança resultante pode, às vezes, ser desestabilizadora para os funcionários. Portanto, a mudança de sua empresa para esses novos métodos organizacionais precisa ocorrer gradualmente.
Além disso, essa mudança nos métodos operacionais geralmente anda de mãos dadas com a transformação digital. A escolha, mas principalmente a adoção, das ferramentas certas pelas equipes é, portanto, uma das chaves para o sucesso. No entanto, de acordo com um estudo da Lecko e da YouGov, apenas 5 a 15% dos funcionários usam regularmente as novas soluções de colaboração, sendo que o e-mail ainda é o canal de comunicação preferido.
Portanto, é necessário implantar uma estratégia de suporte, tanto em termos de transmissão de novas práticas e valores quanto em termos de treinamento nas novas ferramentas de trabalho colaborativo. Mas as empresas modernas têm tudo a ganhar!
Artigo atualizado, publicado originalmente em setembro de 2017.
