A desmaterialização de documentos administrativos é uma parte importante da transição digital para empresas e organizações públicas. As mudanças na legislação francesa e europeia, juntamente com a proliferação de ferramentas disponíveis no mercado, fazem com que essa não seja uma tarefa fácil.
O documento administrativo mais desmaterializado até o momento é a fatura. E se você não precisasse mais criar, imprimir, assinar, enviar e depois digitalizar seus documentos? As assinaturas eletrônicas são a chave para o sucesso da desmaterialização de documentos: elas simplificam o ciclo de vida dos documentos e, ao mesmo tempo, garantem seu valor legal. Essa é uma questão fundamental para as empresas, mas também para os órgãos públicos, que têm um volume considerável de documentos para gerenciar.
A desmaterialização reduz os custos de processamento de documentos em 91%.
— Oodrive/Informatique news
Gostaria de entender mais sobre a desmaterialização de documentos e assinaturas eletrônicas? O appvizer conta tudo sobre isso.
Definição: o que é a desmaterialização de documentos administrativos?
A desmaterialização de documentos administrativos envolve a substituição de documentos físicos e mídias de informação por arquivos digitais. Isso envolve :
- digitalização de documentos em papel para obter documentos digitais para documentos administrativos existentes ;
- usar ferramentas dedicadas para criar, editar, armazenar, compartilhar e assinar documentos.
Quais ferramentas você deve usar?
- Software de automação de escritório,
- software de gerenciamento eletrônico de documentos (EDM),
- software de compartilhamento de arquivos,
- software de assinatura eletrônica,
A desmaterialização de documentos administrativos é um dos principais desafios na transformação digital das empresas.
Quais documentos devem ser desmaterializados?
A contabilidade sem papel e o faturamento sem papel são os dois principais desafios para as VSEs, PMEs e organizações públicas. Outros tipos de documentos também estão em questão
- Documentos comerciais: cotações, formulários de pedidos, contratos etc;
- Documentos de RH: recibos de pagamento, contratos de trabalho, alterações etc;
- mandatos : vendas, gerenciamento, SEPA, etc.
Eliminar o papel: os desafios da desmaterialização
Por que deixar de usar papel? As vantagens da desmaterialização de documentos [infográfico]: - economiza tempo
- economiza tempo;
- facilita o compartilhamento de informações dentro da empresa ou entre a empresa e seus clientes, parceiros, etc;
- incentiva o trabalho colaborativo por meio do acesso compartilhado aos documentos;
- centraliza o arquivamento de documentos;
- registra o histórico dos documentos, quando aplicável, e melhora a rastreabilidade;
- elimina o custo do papel, da impressão e até mesmo da postagem;
- Limpa o espaço de seu escritório;
- protege seus dados, desde a assinatura eletrônica de documentos até o arquivamento.
StarXpert
Qual é o valor legal de um documento desmaterializado?
O que a lei diz sobre a desmaterialização de documentos administrativos? De acordo com o artigo 1316-1 do Código Civil francês:
Os documentos eletrônicos são admissíveis como prova da mesma forma que os documentos em papel, desde que a pessoa que os originou possa ser devidamente identificada e que eles sejam elaborados e armazenados em condições que garantam sua integridade.
O valor legal difere dependendo se um documento é inicialmente produzido em uma mídia digital ou se é um documento em papel digitalizado.
Documento produzido digitalmente
No primeiro caso, o documento é gerado diretamente por um software: ele é único e é considerado original.
Documento digitalizado
O documento digitalizado não é considerado um documento original, mas uma cópia do documento em papel: sua autenticidade não pode ser comprovada, portanto, não tem valor legal. Somente o documento impresso pode ser usado como prova ; nesse caso, você deve manter o documento impresso.
Para que um documento eletrônico tenha valor legal, você deve ser capaz de :
- identificar o emissor do documento,
- manter o documento como foi emitido (isso levanta a questão do arquivamento),
- garantir que ele não possa ser alterado.
Para aproveitar os benefícios da desmaterialização, é fácil ver por que o software para criação, arquivamento, compartilhamento e assinatura de documentos é tão útil.
Como você pode gerenciar seus documentos desmaterializados de forma simples e segura?
Você já deu esse passo na transição digital e agora edita, compartilha e arquiva seus documentos administrativos. Tudo isso é muito bom, mas será que optar por um software on-line ou SaaS é seguro? Seus dados estão seguros?
Assinatura eletrônica de documentos
A assinatura eletrônica é uma etapa importante do processo desmaterializado, antes de os documentos serem armazenados e arquivados. Essa etapa, ainda mais do que as outras, exige que você deixe de lado seus antigos reflexos. Tudo é feito on-line: nem pense em imprimir um documento, assiná-lo e depois digitalizá-lo! Ele perderia seu valor legal.
A norma eIDAS define vários níveis de assinatura eletrônica. Essa norma é aplicável desde 1º de julho de 2014, mas obrigatória desde 1º de julho de 2017. Seu objetivo é aumentar a confiança nas transações eletrônicas; ela diz respeito tanto a empresas quanto a organizações públicas e cidadãos.
Os níveis de garantia da assinatura eletrônica são os seguintes:
- A assinatura eletrônica “simples”: os dados estão em formato eletrônico e são anexados ou associados a outros dados eletrônicos. Ela permite :
- a identidade do signatário seja verificada de forma confiável;
- indicar o consentimento do signatário para assinar o documento.
- A assinatura eletrônica avançada:
- seja vinculada exclusivamente ao signatário ;
- permite que o signatário seja identificado
- possibilita a detecção de quaisquer alterações no documento após a assinatura;
- é criada usando uma ferramenta que garante o uso exclusivo do signatário.
- A assinatura eletrônica qualificada é criada usando uma ferramenta que garante o uso exclusivo do signatário e é baseada em um certificado de assinatura eletrônica qualificada.
Mais informações sobre o padrão eIDAS.
Os benefícios das assinaturas eletrônicas
Uma assinatura eletrônica :
- é à prova de falsificação, adulteração e não reutilizável;
- reduz o tempo de processamento de documentos em 30% ao permitir a assinatura on-line;
- facilita as trocas internacionais: tudo pode ser feito on-line;
- confere valor legal aos documentos;
- acelera a produção e o gerenciamento de cada arquivo, reduzindo assim os custos inerentes.
Arquivamento de documentos desmaterializados
Os documentos são arquivados após terem sido assinados eletronicamente. A estrutura legal exige que determinados documentos administrativos sejam mantidos por um determinado período de tempo.
O arquivamento é mais do que simplesmente armazenar documentos:
- Ele garante que documentos como contratos e faturas sejam mantidos por exigência legal;
- Ele garante a integridade do documento desmaterializado durante todo o período de armazenamento;
- Permite que evidências sejam associadas ao documento, como carimbos de data e hora ou o nome da pessoa que modificou o documento;
- Protege o documento: perda, exclusão involuntária (ou não) ou um problema de hardware no disco não são mais sinônimos de desaparecimento do documento.
O cofre digital, ou e-safe, é uma solução segura de todos os pontos de vista, garantindo que os documentos desmaterializados possam ser armazenados e mantidos inalterados, graças a uma terceira parte chamada de terceiro confiável.
As melhores ferramentas para assinar e arquivar seus documentos
oodrive_sign, garantindo o valor probatório de seus documentos
A quem se destina? Todas as empresas
O oodrive_sign acelera o ciclo de vida dos seus documentos graças à assinatura eletrônica, eliminando a necessidade de assinaturas manuais. O oodrive_sign conta com a empresa terceirizada de confiança CertEurope para oferecer um nível de assinatura adaptado às suas necessidades.
Os pontos fortes do oodrive_sign :
- trocas digitais seguras,
- processamento simplificado de documentos,
- uma solução francesa.
A Docusign acelera seu crescimento
Quem pode se beneficiar? Todas as empresas
A Docusign foi projetada para que empresas de todos os portes assinem seus documentos administrativos eletronicamente. O gerenciamento de assinaturas é simplificado: você pode assinar um documento eletronicamente em qualquer dispositivo sensível ao toque (smartphone, tablet, computador).
Os pontos fortes da Docusign :
- um painel de controle para monitorar o status dos documentos (assinados, pendentes),
- centralização de documentos assinados em um único ambiente seguro,
- um sistema de notificação para que os usuários saibam que um documento precisa ser assinado.
Green GED, uma nova maneira de pensar sobre EDM
A quem se destina? VSEs, PMEs, ETIs, grandes grupos e autoridades locais
Uma solução não convencional de gerenciamento de documentos, o Green GED se adapta aos hábitos de trabalho de seus usuários (e não o contrário!). Seus funcionários não ficarão mais relutantes em usar uma nova ferramenta considerada muito complexa. O Green EDM se integra perfeitamente à estrutura de árvore do Windows, para que você possa implementá-lo em tempo recorde.
Os pontos fortes do Green GED :
- EDM eficiente graças ao uso de tecnologias de alto desempenho: mecanismo de pesquisa, OCR, RAD LAD, codificação de vídeo, processamento e conversão de arquivos PDF, fluxo de trabalho, plano de arquivamento automático, etc;
- respeito aos seus dados: eles permanecem na sua infraestrutura e os direitos de usuário são automaticamente transferidos para o Green GED;
- uma licença ilimitada em termos de número de usuários e volume de dados processados, para otimizar os custos.
Universign, a assinatura eletrônica para simplicidade e conformidade
Quem deve usá-la? Empresas de todos os tamanhos e em todos os setores de negócios
O Universign é uma plataforma SaaS de assinatura eletrônica, selo eletrônico e serviços de carimbo de tempo para empresas que estão fazendo a transição digital.
Como um provedor de serviços confiável qualificado de acordo com o regulamento europeu eIDAS, a Universign ajuda você a digitalizar e simplificar seus processos (como faturamento ou contratualização). Você pode controlar os riscos legais e reduzir os custos e o tempo associados às suas transações digitais.
Disponível a partir de seu portal da Web ou integrada por meio de sua API diretamente em um aplicativo de negócios ou caminho de assinatura on-line, a assinatura eletrônica da Universign garante a segurança, mantendo-se ergonômica e fácil de usar .
Os pontos fortes da Universign :
- 3 níveis de assinatura: simples, avançado e avançado com certificado qualificado,
- uma oferta sem compromisso, sem limite de número de usuários, e preços baseados em pacotes ou uso,
- A Universign é membro da Adobe Approved Trust List, cujas assinaturas são automaticamente aprovadas no Adobe® Acrobat® ou Reader®.
Youdoc, uma solução modular e ágil
Quem deve usá-la? PMEs com mais de 100 funcionários, ETIs e grandes grupos
O Youdoc é uma solução intuitiva, confiável e versátil projetada para otimizar o gerenciamento de documentos. Ele oferece 3 módulos, que podem ser ativados mediante solicitação:
- O primeiro é dedicado à aquisição inteligente : digitalização de servidor de arquivos, corte de spool, digitalização com tecnologias RAD e LAD, controle de qualidade etc;
- o segundo para gerenciamento dinâmico de documentos : armazenamento, arquivamento, pesquisa, indexação, gerenciamento de versões, cronogramas de retenção, etc;
- terceiro, circulação: publicação em extranets, assinatura eletrônica e compartilhamento de seus documentos, etc.
As soluções da Youdoc garantem a conformidade com a legislação e são integradas a todo o seu sistema de informações.
Os pontos fortes da Youdoc :
- soluções adaptadas ao seu setor de negócios e aos seus requisitos funcionais,
- Acessíveis em modo integrado ao seu ERP ou em modo autônomo por meio de um portal da Web,
- Suporte sólido: uma equipe de especialistas, suporte técnico e um método de qualidade para ajudá-lo a gerenciar seus projetos.
Yousign, a referência francesa para assinaturas eletrônicas
Quem deve usá-lo? VSEs, PMEs, ETIs, grandes grupos e organizações públicas
Soluções de assinatura eletrônica seguras, simples e legais: essa é a promessa simples e eficaz da Yousign. Integre as assinaturas eletrônicas ao seu processamento de documentos administrativos com a Yousign, garantindo a conformidade e o valor legal dos seus documentos.
A Yousign também oferece arquivamento com valor probatório, pode ser usada como um cofre eletrônico e também é um terceiro confiável. A API da Yousign se integra facilmente às suas ferramentas existentes para aumentar a eficiência.
Os pontos fortes da Yousign :
- uma interface simples, clara e fácil de usar,
- certificações eIDAS, ETSI e LSTI,
- hospedagem segura de dados na França.
Zeendoc, o EDM inteligente para VSEs e PMEs
Quem deve usá-lo? VSEs, PMEs e autoridades locais.
O Zeendoc é uma solução inteligente de EDM que desmaterializa seus documentos e automatiza um número máximo de tarefas e processos administrativos. Capaz de reconhecer a natureza de um documento e arquivá-lo sem intervenção, ele também pode restaurar determinados dados, como uma data ou um valor. Imobiliário, saúde, contabilidade ou construção e obras públicas: seja qual for o seu setor de atividade, você economizará tempo e aumentará a eficiência.
Os pontos fortes do Zeendoc :
- digitalização de documentos usando um scanner, smartphone ou tablet,
- desmaterialização segura e em conformidade com as normas das faturas, graças ao arquivamento com valor probatório e à assinatura eletrônica certificada pelo RGS**,
- aumento do valor das informações, com a capacidade de encontrá-las com apenas alguns cliques, usando palavras-chave ou uma pesquisa multicritério.
A desmaterialização de documentos como uma vantagem competitiva
Para permanecerem competitivas, as empresas têm todo o interesse em concluir com êxito sua transformação digital, e a desmaterialização é uma etapa fundamental em um projeto mais amplo de transformação digital.
Depois de analisar os desafios e os benefícios da desmaterialização, vimos como um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ou de assinatura eletrônica pode ajudá-lo nesse processo: em particular, ele facilita a organização e o gerenciamento de documentos no sistema de informações e otimiza o ciclo de vida dos documentos digitalizados e digitais.
Você já pensou em equipar sua organização com esse tipo de software? Quais poderiam ser os obstáculos para sua implementação?
Artigo atualizado, publicado originalmente em dezembro de 2018.
