Softwares de Gestão de Hotéis (PMS)

No mercado de lazer existem dezenas de segmentos diferentes. Desde restaurantes ao turismo, por isso, soluções específicas como o software gestão hoteleira são bem-vindas, pois levam em conta às necessidades especiais desse nicho.

O que é software de gestão hoteleira?

Definição

A categoria de software de gestão hoteleira abrange todas as soluções de TI que permitem a gestão dos diversos aspectos de um estabelecimento hoteleiro: gestão de reservas, faturamento, contabilidade, gestão de pessoal, gestão de vendas, gestão de estoques, gestão de caixa, etc.

Como funciona?

Há dois tipos de software: PMS e ERP.

O PMS para hotéis é projetado para gerenciar todas as atividades correlatas à gestão de reservas:

• O motor de reserva;
• os produtos: quartos e serviços associados a cada oferta;
• promoções;
• reservas online;
• satisfação do cliente;
• etc.

Você pode acessar os dados dos clientes online através de uma interface simples e intuitiva.

O ERP tem uma estrutura modular para gerenciar os outros elementos relacionados com a gestão de um estabelecimento hoteleiro:

• Contabilidade ;
• Recursos Humanos (HRM);
• Compras e estoques;
• Administração;
• A caixa registradora;
• etc.

Modular, o ERP pode ser adaptado às necessidades tanto de hotéis independentes quanto de grandes redes hoteleiras. Todos assinam os módulos necessários e podem atualizar sua oferta a qualquer momento.

Oferecido no modo SaaS, o software de gestão hoteleira inclui hospedagem de dados em uma nuvem.

Quais são as principais características de um software de gestão hoteleira?

Criação do catálogo e comercialização de sua oferta

Cada hotel tem suas próprias especificidades. Alguns têm uma grande variedade de salas, outros têm uma gama de serviços adicionais.

O software de gestão hoteleira permite definir e categorizar suas ofertas e associar um preço a elas antes de propô-las em seus motores de reservas (website e redes sociais) e que você tenha transmitido aos OTAs (Booking, Expedia, Airbnb, TripAdvisor, etc.) e outros canais de distribuição através de seu gerente de canais.

Alguns editores também incluem um CMS para criar seu próprio site de reservas e inserir um motor de reservas.

O software de gestão hoteleira também gerencia a gestão de rendimento (Yield Management), que modula os preços de acordo com sua taxa de ocupação e uma análise do setor hoteleiro.

Gestão de reservas

Para fazer uma reserva, cada usuário da Internet pode visualizar a disponibilidade e os preços associados em seu motor de reservas. Cada reserva (individual ou agrupada) registrada aciona um workflow de validação que termina com o pagamento do usuário e a faturação automática do cliente.

Seu PMS é atualizado automaticamente e você pode ver a reserva em sua agenda.

As reservas também podem ser registradas manualmente por seu concierge.

Relações com os clientes

Com seu software de hotel, você tem um back office, você tem um back office para melhorar seu relacionamento com os clientes:

• Administrar as chegadas e partidas;
• Acessar o arquivo do cliente (CRM) e realizar campanhas de e-mail;
• Criar questionários e pesquisas de satisfação e distribuí-los para o banco de dados.
• Comunicar em tempo real com os clientes por SMS ou chat (Messenger, Whatsapp).
• Gerenciar avaliações online, avaliar a satisfação do cliente, identificar áreas para melhorar a experiência do cliente e medir o e-reputation dos concorrentes.

Alguns  software de gestão hoteleira oferecem um serviço de e-concierge para manter os hóspedes informados sobre as últimas notícias e atividades na área.

A empresa

No dashboard do software de gestão hoteleira, você pode visualizar indicadores-chave de desempenho de seu estabelecimento em tempo real: taxa de ocupação, calendário, faturamento, etc.

Além disso, você tem acesso aos módulos de seu ERP para administrar sua organização:

• Pessoal: planejamento, tarefas, folha de pagamento, feriados, etc.
• Contabilidade: lançamento automático de lançamentos contábeis, conciliação bancária, demonstrativos financeiros, etc. ;
• A caixa registradora;
• Orçamentos;
• Pedidos e estoque de mercadorias;
• Suporte técnico e manutenção preventiva do equipamento.

Quem usa o software de gestão hoteleira PMS?

Cobrado de acordo com o número de quartos a serem administrados, estas soluções de software são geralmente gratuitas para pequenos hotéis com menos de 5 quartos. Isto torna este software acessível a todos os atores do turismo: hotéis, motéis, grupos hoteleiros, residências hoteleiras, pousadas, centros de férias, etc.

Estas soluções de gestão são adaptadas às necessidades de todas as profissões hoteleiras: concierges, recepcionistas, gerentes de RH, diretores, etc.

Por que usar um software de gestão hoteleira PMS para seu estabelecimento?

Em um contexto competitivo de e-turismo, a solução de gestão hoteleira é um dos elementos necessários para administrar efetivamente seu estabelecimento.

Benefícios

• Ferramentas de gestão completas que centralizam todos os elementos relacionados à sua atividade hoteleira em uma solução digital on-line;
• Gestão simplificada das ofertas: uma promoção criada é automaticamente distribuída em plataformas de reservas on-line;
• Economia de tempo: uma reserva on-line é automaticamente registrada na programação e aciona automaticamente o envio de uma fatura para o cliente. Você não precisa mais processá-los manualmente;
• Você ganha em proximidade com seus clientes e pode se comunicar com eles em tempo real;
• As ofertas dos editores de software tornam essas ferramentas acessíveis gratuitamente para os menores players do setor.
• Os módulos complementares permitem que estes pacotes de software sejam adaptados a todas as necessidades, tais como as da indústria de restaurantes, que exigem uma caixa registradora sensível ao toque e devem gerenciar seus produtos, por exemplo.

Desvantagens

• Existem poucos sistemas de gerenciamento com tudo incluído. Dependendo de sua escolha inicial, você pode ter que investir em um SGP, um software de gestão comercial, um software de contabilidade, etc.
• A interoperabilidade do software com outros utilizados internamente pode ser problemática;
• Uma solução de gerenciamento de um único usuário pode limitar seus usuários.