Softwares de Gestão escolar

O sistema de gestão escolar é uma solução para o segmento educacional, voltada para aumentar a organização, controle e fluxo de informações dentro das instituições de ensino. São Sistemas Integrados deGestão ou ERPs e CRMs, espcíficos para esse vertical.

O que é um sistema de gestão escolar?

Definição

O sistema de gestão escolar é uma solução em nuvem que facilita a gestão de instituições de ensino: escolas, faculdades, escolas secundárias, universidades, escolas de negócios, cursinhos etc.

Na forma de um ERP, estas ferramentas de gestão cobrem todos os aspectos relacionados com a gestão de tal estabelecimento: gestão de estudantes (notas, relatórios, faltas, etc.), programas, salas, pessoal, contabilidade etc.

Como é que funciona?

Oferecidos em SaaS ou em versões instaladas localmente, estas ferramentas têm uma estrutura modular flexível, que pode ser configurada para atender às necessidades específicas de cada instituição. Com os módulos necessários para gerir o seu negócio:

• Sistema de Informação de Gestão de Recursos Humanos (SIHR);
• Módulo de contabilidade;
• Gestão de contratos escolares;
• Gestão de alunos;
• Desenvolvimento e gestão de horários: funcionários, professores, estudantes e salas
• Etc.

Os sistemas de gestão escolar em modo SaaS são acessíveis online, integram todas as necessidades relacionadas com a gestão de um ano letivo: edição de manuais escolares, planejamento de horários, matrículas, pagamentos, controle de faltas, observações, gestão de exames etc.

Quais são as principais funcionalidades de um sistema de gestão escolar?

Para gerir uma escola, podem distinguir-se dois tipos de funcionalidades: as comuns aos ERPs e as específicas das escolas.

Um ERP de gestão para escolas

A estrutura e funcionamento de uma escola é semelhante à de uma empresa. É preciso gerir processos, colaboradores, finanças, vendas, marketing etc.

Um primeiro grupo de funcionalidades é similar ao que se encontra em um ERP tradicional:

• Gestão de pessoal (ou SIHR): gestão de contratos, perfis, folha de pagamento, recrutamento, planejamento de pessoal, gestão de férias e ausências, etc.
• CRM para gestão de estudantes. Cada aluno é identificado por um cartão único que agrupa a sua identidade, dados pessoais de contato, INE, formação, faltas, etc.
• Gestão comercial: gestão de clientes, cotações, faturas, pagamento de fornecedores, etc.
• Contabilidade: impostos, taxas, relatórios, acompanhamento de despesas e recursos, evolução do volume de negócios, etc.
• Etc.

Estatísticas e dashboards com indicadores-chave são utilizados para analisar a atividade da instituição.

A particularidade de um ano letivo

A criação de horários para professores, alunos e planejamento de salas é também uma tarefa complexa. Estas ferramentas permitem a sua realização automática, tendo em conta as limitações de férias e feriados:

• Planejamento de níveis, disciplinas, aulas;
• Planejamento da ocupação de quartos;
• Horário dos exames e atribuição de salas,

Os diferentes horários são automaticamente colocados online nas áreas interativas reservadas aos alunos, professores e pessoal administrativo.

Os alunos também podem consultar as suas notas, relatórios escolares, etc. nestas áreas.

Para gerenciar as notas, o sistema de gestão escolar permite ao admin da aplicação registrar os assuntos e seus coeficientes. Os professores então registram as notas dos seus alunos e a aplicação calcula automaticamente a média e preenche os relatórios associados.

Esses softwares oferecem outros módulos complementares de acordo com as necessidades das escolas. Estes incluem:

• Gestão de faltas;
• O caderno online, no qual cada professor pode comunicar as tarefas aos seus alunos e fornecer resumos do curso;
• Gestão de status dos alunos gestão de abandonos, preços, descontos, reservas de lugares, etc;
• Gestão e acompanhamento das matrículas;
• Etc.

Quem usa software de gestão escolar?

Desde pequenas escolas até faculdades, escolas secundárias, universidades, escolas de negócio etc. a grande maioria das instituições de ensino, têm interesse em utilizar uma solução de gestão. As necessidades e complexidade das ferramentas são proporcionais ao número de alunos e fluxos que precisam ser gerenciados. Entre os principais perfis de usuários:

• Os diretores e outros membros administrativos gerenciam (por exemplo) a inscrição, comunicação, pessoal ou a contabilidade da instituição;
• Os professores utilizam-nos para acessar seus horários, registrar as notas dos seus alunos, avaliações e trabalhos de casa;
• Os alunos têm acesso ao seu espaço de trabalho digital para consultar a agenda, o livro didático ou para acessar uma base de dados documental;
• Os pais por vezes têm acesso a estas ferramentas para consultar os trabalhos de casa, as notas ou as sanções dos seus filhos.

Por que utilizar um sistema de gestão escolar?

Gerir uma escola é semelhante a gerir uma pequena e média empresa. Requer pelo menos um software de gestão de pessoal e contabilidade. No entanto, estas ferramentas têm alguns inconvenientes.

Vantagens

• Estes ERPs intuitivos são concebidos especificamente para as escolas;
• A estrutura modular da ferramenta permite a sua adaptação ao seu estabelecimento e a utilização apenas de funcionalidades necessárias;
• Os espaços colaborativos destas aplicações facilitam a interação entre alunos e professores;
• A interoperabilidade dos diferentes módulos poupa tempo e aumenta produtividade;
• Soluções escaláveis e constantemente atualizadas.

Desvantagens

• Sistemas pagos são os mais eficientes, sistemas completos acabam tendo um custo elevado;
• É raro encontrar uma ferramenta que centralize todas as necessidades de uma instituição de ensino.