Softwares de Gestão eletrônica de documentos (GED)

Amplifique a gestão dos seus documentos, desde quando são criados, por ondem circulam até quando forem apagados com software colaborativos.

O que são sistemas GED?

Definição

O sistema GED é uma aplicação baseada na web que lhe permite guardar todos os arquivos da sua empresa (faturas, recibos de pagamento, ordens de compra, documentos técnicos, e-mails, vídeos etc.) em uma nuvem e acessá-los para consulta ou modificação.

Alguns softwares populares de EDM: iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Como é que funciona?

O sistema GED centraliza e organiza os seus arquivos digitais. Oferecido no modo SaaS, os usuários acessam a ferramenta a partir de qualquer dispositivo (PC, smartphone ou tablet):

• Para consultar documentos ou solicitar direitos de acesso;
• Para editar documentos;
• Para compartilhar arquivos;
• Para enriquecer a base de dados do arquivo;
• Para apagar itens;

O administrador pode gerir os direitos de acesso dos colaboradores à ferramenta e aos documentos: apenas leitura, modificação, partilha, sem acesso.

Quais são as principais características de um sistema GED?

Digitalização de documentos

Primeiro, você importa todos os arquivos de sua empresa :

• Você carrega documentos digitais através de um simples arrastar e largar para uma pasta ou subpasta;
• Você usa a tecnologia OCR (Optical Character Recognition) e tira fotos de papéis do seu smartphone;
• Você sincroniza o software com o seu e-mail;

Para simplificar o arquivamento em papel, você pode conectar a ferramenta ao seu scanner, fotocopiadora ou copiadora digital.

O sistema GED suporta:

• Todos os seus arquivos: documentos administrativos, contratos, recibos de pagamento, ordens de compra, faturas de fornecedores e clientes etc;
• Todos os formatos: PDF, Word, Excel, Powerpoint, imagem, vídeo etc.

Para arquivar seus documentos corretamente, você elabora uma estrutura lógica em árvore (por indivíduo, projeto, equipe, função, etc.) e organiza seus documentos nas diversas pastas e subpastas. Você também pode encontrar seus arquivos digitando palavras-chave no motor de busca da ferramenta.

A ferramenta reconhece documentos em formatos similares e os indexa automaticamente. Por exemplo, as suas faturas são guardadas na pasta “Fatura”.

Gestão de documentos na ferramenta

As seguintes funções estão nos sistemas GED:

• Consulta de documentos;
• Gestão de Conteúdo Empresarial (ECM)
• Edição e co-edição simultânea;
• Compartilhamento único ou agrupado de documentos;
• Backup de dados com histórico de versões;
• Eliminação e restauração de documentos;
• Adicionando comentários e tags.

Alguns documentos exigem a utilização de um fluxo de trabalho para gerir pedidos e direitos. Por exemplo:

• Um pedido para visualizar ou baixar um documento sensível;
• Uma solicitação para compartilhar um arquivo com uma pessoa interna ou externa (cliente, parceiro);
• Uma modificação que requer validação: nomeação, eliminação, arquivamento eletrônico etc.

O administrador do documento ou da aplicação é automaticamente notificado do pedido e pode aceitá-lo ou rejeitá-lo.

Um arquivo grande pode ser enviado por e-mail sob a forma de um link para download.

Espaços de trabalho colaborativos

Algumas soluções de GED incluem um portal colaborativo por projeto, onde as equipes podem trocar informações:

• Compartilhar documentos (intranet ou extranet);
• Conversando em um chat ao vivo, realizando enquetes;
• Usando um gestor de tarefas;
• Receber notificações;
• Consulte a agenda da equipe;

Com a função de sincronização da ferramenta, você tem uma pasta no seu desktop que lista todos os elementos da sua unidade.

Os documentos modificados localmente são automaticamente salvos como uma nova versão para o seu gestor de documentos e para as estações de trabalho dos membros da sua equipe.

No modo offline, sincronizará automaticamente quando a conexão for restabelecida.

Uma ferramenta de segurança cibernética

Os sistemas GED oferecem diferentes níveis de segurança para garantir a integridade dos seus arquivos:

• Encriptação de ponta a ponta dos seus dados (certificado SSL);
• Nuvem segura em datacenters protegidos;
• Autenticação multi-fator e multi-dispositivo (NFC, IP, agenda, biometria, QR Code, etc.);
• Algumas soluções integram as funcionalidades chave dos cofres digitais, tais como assinatura electrónica ou arquivamento.

Quem usa um sistema GED?

Uma PME pode se contentar com uma pasta em seu disco rígido, uma ferramenta de automação de escritório e um backup terceirizado. Uma empresa de contabilidade, uma autoridade local, uma grande empresa etc., tem todo o interesse em instalar uma solução GED para gerir seus arquivos.

Esta solução é normalmente instalada pelo departamento de TI e depois utilizada pelos diferentes departamentos.

Por que usar o sistema GED na empresa?

Permite a gestão do ciclo de vida de todos os arquivos, eliminando o laborioso arquivamento em papel. No entanto, tem alguns inconvenientes.

Vantagens

• Documentos são arquivados online e facilmente acessíveis;
• Facilita a gestão colaborativa de projetos entre os membros da equipe;
• Poupa tempo e aumenta a produtividade dos funcionários;
• Proteção contra vazamento e falsificação de dados;

Desvantagem

• Antes de assinar um sistema GED, é necessário certificar-se de que existe uma cláusula de reversibilidade dos dados em caso de violação contratual;
• Risco de problemas de sincronização se dois indivíduos modificarem o mesmo documento offline.